Susan Collins kysyi Twitterissä: “Jokainen asiakkaalle menevä dokumentti on markkinointia. Lähettävätkö kaikki dokumenttisi johdonmukaisesti samaa viestiä ja edustavat brandiasi asianmukaisesti?”
Yrityksissä panostetaan kyllä runsaasti brändäykseen, mainontaan ja markkinointiin sinänsä, mutta epäilen, että brändin johdonmukaiseen viestintään eri dokumenteissa ei kiinnitetä juurikaan huomiota.
Markkinointiaineistot ovat yleensä jotakuinkin linjassa yritys- tai brändiviestin kanssa. Yrityksillä on kuitenkin valtava määrä muita dokumentteja, joihin markkinointi-ihmiset eivät pääse vaikuttamaan ja joiden tulisi niinikään tukea brändiä.
Huomiota vaativia elementtejä ovat
- sisältö
- ulkoasu
- äänensävy
Sisällön sanelee yleensä dokumentin käyttötarkoitus. Monissa tapauksissa dokumentin sisältö on suorastaan laissa määrätty, kuten esimerkiksi lasku. Mutta niihinkin voi sisällyttää yritysviestin, joka kuvaa lyhyesti yrityksen tai brändin olennaisimmat asiakasedut.
Ulkoasu on dokumenttien tärkeä osa. Yrityksen käyttämän tekstityypin ja grafiikan tulee olla linjassa brändi-imagon kanssa. Tyhjän tilan käyttäminen taiten tekee dokumenteista helppolukuisia ja antaa niille ammattimaisen leiman. Kysy lähempää neuvoa graafisilta suunnittelijoilta.
Äänensävy on kuitenkin dokumenttien tärkein elementti.
Esimerkki: Jos brändisi haluaa antaa itsestään ihmisläheisen, asiakassuuntautuneen ja lämminhenkisen vaikutelman, onko myös laskuissasi ”ystävällinen” elementti? Vaikkapa ”Kiitos jo etukäteen siitä, että maksat laskun eräpäivään mennessä” sen sijaan että siinä vain kylmästi ilmoitetaan viivästyskoron määrä?
Käytetäänkö maksumuistutuksissa ystävällistä äänensävyä vai puhuuko niissä lakiasiainosastosi? Jos brändisi olemuksen on tarkoitus olla ystävällinen, ainakaan ensimmäisessä muistutuskirjeessä ei tulisi olettaa, että asiakas on tahallaan jättänyt maksamatta, vaan että ehkä lasku ei ole tullut perille tai että asiakkaan hyväksymisprosessissa on tapahtunut jokin viivästys.
Puhuvatko raporttisi ja tutkimusjulkistuksesi brändin äänellä vai tutkimus- ja tuotekehitysosaston insinöörikieltä?
Ja niin edelleen. Idea varmaankin tuli selväksi.
Taantuman aikana dokumentit eivät luultavasti ole ensimmäinen prioriteetti markkinoinnissa, mutta niihin kannattaa silti kiinnittää huomiota. Jos haluat brändisi viestivän itsestään johdonmukaisesti, kaikkien yrityksen dokumenttien brändinmukaisuus on siinä tärkeä osa-alue.
